Muutosviestintää

Ammattikorkeakoulu-uudistus käynnistymässä

Aluillaan oleva vuosi 2012 tulee olemaan ammattikorkeakouluissa tärkeiden päätösten ja muutosten, tai muutosten valmistelun vuosi. Kaikki ammattikorkeakoulut valmistautuvat ammattikorkeakoulu-uudistuksen. Näin myös HUMAK. Viime vuodenviimeisessä blogissani kerroin, että päätöksiä on meillä odotettavissa vuoden alkupuolella. Tuolloin ylläpitäjäosakeyhtiömme hallitus tekee yhtiökokoukselle esityksen HUMAKin tulevaisuuden rakenteesta.

Näillä näkymin päätökset HUMAKin rakenteen tiivistämisestä ja muutoksen toteutussuunnitelmasta tehdään helmikuussa. Esitystä uusimuotoisesta itsenäisenä oikeushenkilönä toimivasta Humanistisesta ammattikorkeakoulusta täsmennetään kuluvan vuoden aikana. Kaikista ammattikorkeakouluista tulee itsenäisiä oikeushenkilöitä vuoden 2014 alusta ja samanaikaisesti ammattikorkeakoulujen rahoitus siirretään valtiolle. Osakeyhtiön ja HUMAKin tehtävänä onkin jo tänä vuonna suunnitella, miten toimintaamme sopeutetaan mittaviin menoleikkauksiin ammattikorkeakoulujen rahoituksen supistuessa vuosina 2013 – 2015.

Voiko viestintää hallita?

Muutostilanteessa on tärkeätä viestiä henkilöstölle ja opiskelijoille ajoissa ja avoimesti tulevista muutoksista ja niiden vaikutuksesta kunkin työhön tai opiskeluun. Tärkeätä on myös, että ulkoisessa viestinnässä saisimme sanomamme liikkeelle mielellään ennakoivasti tiedotusvälineille ja muulle medialle sekä keskeisille sidosryhmillemme.

Olen erityisen iloinen siitä, että HUMAKin viestintäsuunnittelijat ovat olleet aktiivisesti muistuttamassa meitä johdon edustajia viestinnän merkityksestä muutostilanteessa. Olemmekin koonneet pienen ryhmän, jonka puitteissa suunnittelemme HUMAKin muutosviestinnän askelia ja pyrimme jotenkin ottamaan haltuun tätä haasteellista kenttää. Tavoitteenamme on, että muutosviestintämme olisi proaktiivista, jolloin pystyisimme ehkä välttämään pahimmat karikot ja ristiriitaisuudet.  

Sisäisen muutosviestinnän tavoitteita ja menetelmiä

Haluan painottaa nyt blogissani sisäistä viestintää, jolla voi olla hyvinkin keskeinen merkitys henkilöstön ja opiskelijoiden työ- ja opiskeluilmapiirin kannalta.

Uskon, että suurin osa HUMAKin henkilöstöstä ja opiskelijoistakin ymmärtää ja hyväksyy muutosten tarpeen.  Tulossa olevista muutoksista viestiminen on kuitenkin tärkeätä, samoin kuin faktoista, muutoksen tavoitteista ja toteuttamisesta kertominen. Muutosviestintämme tavoitteena on myös henkilökunnan ja opiskelijoiden kuuleminen, sillä heidän on tärkeätä ymmärtää uudistusten taustat ja hyödyt. Avoin keskustelu muutoksen eri vaiheissa todennäköisesti tukee henkilöstön ja opiskelijoiden työhyvinvointia ja jaksamista.  Erityisesti luottamushenkilöiden tulee tuntea yhdistymisten ja hallinnollisten uudistusten syyt ja perustelut.

Olemme pyrkineet tehostamaan HumakPron kautta tapahtuvaa sisäistä muutosviestintäämme henkilöstölle ja opiskelijoille ja myös selkiyttämään viestintävastuita. Tekeillä on jonkinlainen ”muutosviestinnän työkalupakki” henkilöstölle, koska kampustemme lähialueilla ja sidosryhmissä kyselijöitä ja kiinnostuneita varmaan riittää. Opintotoimisto on antanut jo syyskaudella ohjeita tutor-opiskelijoille, jotka osallistuvat opiskelijarekrytointiin liittyvään markkinointiin.

HUMAKin ydinviestit

Selkeät perusviestit auttavat sekä sisäisen että ulkoisen viestinnän rakentamista. Näitä olemmekin jo hahmotelleet. Olemme tiivistäneet kolmeen ydinviestiin, joihin kuhunkin olemme pohtineet muutamia täsmennyksiä ja konkretisointeja.

HUMAKin muutoksen ydinviestit:

·         Rakenne muuttuu, HUMAK vahvistuu

·         Monialaiset kampukset tuottavat laadukasta opetusta ja tutkimusta

·         Avoin toimintakulttuuri edistää yhdessä tekemistä

Päätösten jälkeen viestinnän merkitys kasvaa

On hyvä laatia ennakkoon suunnitelmia muutosviestinnän toteuttamisesta rakenteellisen kehittämisen eri vaiheissa. Kriittisin ajankohta on kuitenkin heti päätöksenteon jälkeen, kun tiedetään lakkautuvien kampusten määrä ja paikkakunnat. Tuolloin jokainen henkilökuntamme jäsen joutuu pohtimaan tulevaisuuttaan HUMAKissa. Olemmekin toimitusjohtajan kanssa varanneet kaksi päivää videovälitteiseen kampuskierrokseen, jolloin käymme keskustelua koko henkilöstön kanssa ja kunkin kampuksen väen kanssa erikseen. Haluamme olla henkilöstömme käytettävissä ja jakamassa meitä kaikkia koskevaa muutosta pohtimalla yhdessä tulevaisuutta, vastaamalla kysymyksiin, kuuntelemalla huolia.    

Täsmennämme ennakkoon myös suunnitelman opiskelijoille viestimisestä päätösten jälkeen. Lisäksi lähetämme tiedotusvälineille ja medialle tiedotteet jo päätöksentekopäivänä.

Nähtäväksi jää, kuinka onnistumme muutosviestinnässämme. Yllätyksiä varmaan tulee matkalla, mutta nyt kuitenkin tiedostamme ehkä aiempia vuosia paremmin viestinnän merkityksen ja olemme yrittäneet valmistautua tuleviin tilanteisiin. Elämme haastavia aikoja.