Suomen Humanistinen Ammattikorkeakoulu Oy:n asiakirjajulkisuuskuvaus

Suomen Humanistinen Ammattikorkeakoulu Oy:n asiakirjajulkisuuskuvaus

Tämä on Suomen Humanistisen Ammattikorkeakoulu Oy:n tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019, tiedonhallintalaki) 28 §:n mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus siitä, miten se hallinnoi käytössään olevia tietovarantoja ja asiarekistereitä ja missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Ylläpitämällä asiakirjajulkisuuskuvausta helpottamme tietopyyntöjen kohdentamista ja toteutamme hallinnon avoimuuden periaatetta.

Ammattikorkeakoulu on julkisuuslaissa tarkoitettu viranomainen, ja sen asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia. Kansalaisilla on oikeus saada tietoa ammattikorkeakoulun julkisista asiakirjoista. Asiakirjan sisältäessä salassa pidettävää tietoa salassapitoperusteet löytyvät julkisuuslaista 24 §. Asianosaisella on asianosaisjulkisuuteen perustuva oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista.

1. Tietopyynnöt

Tietopyynnössä tulee mahdollisimman tarkoin kuvata mitä asiakirjaa tietopyyntö koskee. Tiedon koskiessa salassa pidettävää asiaa tarkistamme tiedonpyytäjän henkilöllisyyden ja oikeuden tiedonsaantiin.

Ohje tietopyynnön tekemiseen

Laadi tietopyyntö, joka sisältää ainakin seuraavat tiedot tiedon pyytäjästä: nimi, osoite, sähköposti ja puhelinnumero. Pyynnössä tarvitsemme henkilötietosi, jotta voimme varmistaa, että sinulla on oikeus saada pyytämäsi tieto.

Jos haluat julkisia tietoja, sinun ei tarvitse antaa muita henkilötietojasi kuin toimitusosoite.

Laadi vapaamuotoinen kuvaus tiedosta, jotka haluat ja täsmennä pyyntösi mahdollisimman tarkasti. Tämä helpottaa ja nopeuttaa pyynnön käsittelyä. Tietopyynnön käsittelyä voivat nopeuttaa esimerkiksi seuraavat tiedot: henkilön nimi, henkilötunnus, asiatunnus, opiskeluun liittyvät tiedot tai muu vastaava tieto.

Perustele pyyntösi, jos pyydät tietojasi asianosaisjulkisuuden perusteella tai haluat tarkastaa omat henkilötietosi. Jos mahdollista, täsmennä, mitä korkeakoulun tietovarantoa pyyntösi koskee.

Voit myös esittää toiveen vastauksen toimittamistavasta esim. kopiona, tulosteena, suullisesti jne.

Tietopyynnön toimitusosoite

Tietopyyntö tulee toimittaa, mieluiten sähköpostitse, Humanistisen ammattikorkeakoulun kirjaamoon osoitteella kirjaamo@humak.fi, josta se ohjataan kustakin tietovarannosta vastaavalle. Jos viestisi sisältää luottamuksellista tietoa, käytä sähköpostin lähettämiseen suojattua sähköpostia.

Voit toimittaa tietopyynnön myös tuomalla tai postittamalla sen osoitteeseen

Suomen Humanistinen Ammattikorkeakoulu Oy
Ilkantie 4
00400 Helsinki

Käsittelyajat

Vastaamme tietopyyntöön aina 14 vuorokauden kuluessa. Mikäli tietopyynnön käsittely edellyttää tavallista suurempaa työmäärää toimitamme tiedon kuukauden kuluessa ensimmäisestä vastauksestamme. Mikäli tietopyyntöjä on monta ja niiden kasaaminen on monimutkaista Humak ilmoittaa tarvittavasta lisäajasta niiden käsittelemiseksi ja tuolloin määräaika toimittamiselle on kolmen kuukauden kuluttua alkuperäisestä pyynnöstä.

Käsittelymaksut

Omien tietojen tarkastuspyynnön toteuttamiseen liittyvät toimet ja itse tiedot ovat maksuttomia. Jos pyydät useampia jäljennöksiä sinua koskevista henkilötiedoista, rekisterinpitäjä voi kuitenkin periä niistä maksun, joka kattaa toimenpiteen kustannukset. (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, 12 artikla, kohta 5a)

Asiakirjajulkisuuteen perustuvissa tietopyynnöissä asianosaiselle annettavat tiedot ovat maksuttomia, kun ne annetaan suullisesti tai nähtäväksi ja jäljennettäväksi viranomaisessa, sähköpostitse, tai jos annettava tieto kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis-, tai tiedotusvelvoitteen piiriin. Muissa tapauksissa voidaan periä maksu omakustannusperiaatteen mukaisesti maksuperustelain nojalla. (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta, 34 § Maksut ja Valtion maksuperustelaki) (erillinen liite)

Löydät lisätietoa ammattikorkeakoulumme toiminnasta nettisivuiltamme www.humak.fi. Kirjaamo käsittelee tietopyyntöjä ja auttaa tarvittaessa tiedon löytämisessä. Jos haluat lisätietoa tietopyyntöäsi koskien, voit ottaa yhteyttä kirjaamo@humak.fi.

Omat henkilötiedot

Tietosuojalain ja -asetuksen mukaisesti Humak toimii niiden tietovarantojen rekisterinpitäjänä, joihin se taltioi henkilötietoa toimintansa tueksi. Rekisteröidyllä on joukko oikeuksia, jotka kohdistuvat tietoihin, joita hänestä eri rekistereissä on.

Humakin www-sivuilta löytyy tarkempaa tietoa henkilötietojen käsittelystä

Opiskelijoiden koosteseloste löytyy Opiskelijan oppaasta. Selosteessa kerrotaan rekisterit, joihin opiskelijan tietoja tallennetaan.

Humakilla on erillinen tietosuojaan (GDPR) liittyvä sivu, jossa esitellään tietoturva ja -suoja asiat (rekisteriselosteet). Selosteissa esitellään tarkemmin kunkin rekisterin omistaja, yhteyshenkilö, pitämisen tarkoitus ja perusteet, suojausmenetelmät sekä rekisteröidyn oikeudet. Tietosuojasivulle pääsy edellyttää kirjautumista Humakin tunnuksilla.

Kaikissa tietosuojaan liittyvissä asioissa voi olla yhteydessä Humakin tietosuojatoimistoon (security@humak.fi).

Tietopyyntöä koskevaan vastaukseen on mahdollista saada muutoksenhakukelpoinen päätös.

 

2. Ammattikorkeakoulun tietovarannot

Humanistisen ammattikorkeakoulun tietovarannot hallintoaloittain kuvattuna:

Yleishallinnon tietovaranto (tietoaineistot)

• Hallintoasioiden ohjaus
• Kotimainen yhteistyö
• Toiminnan järjestäminen, ohjaaminen, suunnittelu ja kehittäminen (laatujärjestelmä, laadunhallinta)
• Päätöksenteko ja johtaminen
• Tarkastustoimi
• Oikeudellisten etujen valvonta

Henkilöstöhallinnon tietovaranto (tietoaineistot)

• Henkilöstöasioiden ohjaus
• Palvelussuhdeasiat
• Palkan, palkkioiden ja korvausten maksaminen
• Osaamisen kehittäminen
• Työhyvinvoinnin edistäminen
• Yhteistoiminta

Taloushallinnon tietovaranto (tietoaineistot)

• Hankintatoimi
• Kirjanpito ja maksuliikenne
• Omaisuuden hallinta
• Rahoitus ja varainhankinta
• Talouden suunnittelu, toteuttaminen ja seuranta

Kansainvälistymistoiminta (tietoaineistot)

• Kansainvälisten asioiden suunnittelu ja ohjaus
• Kansainväliseen toimintaan osallistuminen ja kv-liikkuvuus

Tiedonhallinta ja tietohallinto (tietoaineistot)

• Tiedonhallinnan ja arkistoinnin kehittäminen ja ohjaus
• Tietohallinnon kehittäminen ja ohjaus
• Tiedonhallinta ja tietopalvelu
• Tietoturva ja tietosuoja

Kirjasto ja tietotoiminnan tietovaranto (tietoaineistot)

• Kirjastotoiminnan suunnittelu ja kehittäminen
• Kirjastopalveluiden tuottaminen 

Opetuksen ja koulutuksen tietovaranto (tietoaineistot)

• Alumnitoiminta
• Avoin amk ja täydennyskoulutus
• Erikoistumiskoulutuksen järjestäminen
• Koulutuksen ohjaus
• Opetuksen toteuttaminen
• Opiskelija-asiat

Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan tietovaranto (tietoaineistot)

• Tutkimus- ja kehittämistoiminnan suunnittelu, järjestäminen ja toteuttaminen
• Tutkimuseettinen toiminta
• Tutkimuslupa
• Julkaisutoiminta

Liiketoiminta (tietoaineistot)

• TKI-hankkeet
• Avoin amk

Tila- ja turvallisuuspalvelut (tietoaineistot) 

• Kiinteistöjen käyttö ja palvelut
• Tietoaineisto pitää sisällään mm. avainhallintatiedot, henkilökorttitiedot, kiinteistötiedot sekä kulunvalvontatiedot.