Kestävä kasvu on yksi tapahtuma-alan ratkaisuista haastaviin aikoihin

Tapahtuma-ala oli yksi suurimmista korona-aikojen kärsijöistä. Vaikka ala onkin viime vuosien aikana lähtenyt uuteen nousuun, epävarmat ajat eivät ole ohi. Kestävä kasvu on tapahtuma-alalla niin mahdollisuus kuin haastekin.

Kuopio Tanssii ja Soi -festivaalin toiminnanjohtaja Salima Peippo näkee tapahtuma-alan tämänhetkisen tilanteen kaksijakoisena. Toisaalta yleisön kiinnostus tapahtumia kohtaan on palannut, toisaalta taloudelliset haasteet ovat kasvaneet. Epävarmat ajat eivät ole ohi.

”Tavallaan alalle kuuluu hyvää, koska ihmiset ovat taas kiinnostuneita tulemaan tapahtumiin. Meillä esimerkiksi viime kesänä käyntien määrä nousi noin 8000:lla edelliseen kesään verrattuna. Se kertoo siitä, että koronan jälkeinen notkahdus on nyt ohi”, Peippo kertoo.

Samoin tapahtuma-alan tilanteen näkee Nordic Business Forumin toimitusjohtaja Priit Liiv. ”Vaikka elämmekin jatkuvasti digitalisoituvassa yhteiskunnassa, fyysisten tapahtumien arvo on taas nousussa. Ihmiset arvostavat yhä enemmän live-elämyksiä ja haluavat olla paikan päällä. Tämä näkyy erityisesti musiikkitapahtumissa, mutta pätee laajemmin myös koko tapahtuma-alaan.”

Sosiaalisen kestävyyden merkitys kasvaa aidan molemmin puolin

Korona-ajat aiheuttivat tapahtuma-alalle muutakin kuin vain notkahduksen kävijämäärissä. Henkilöstön vaihtuvuus on ollut suurta, sillä moni vaihtoi alaa joko koronaviruspandemian aikana tai sen jälkimainingeissa. ”Esimerkiksi vuoden 2019 ja 2022 toteutusten välissä on joissain tapauksissa vaihtunut melkein koko organisaatio, joten ei voi sanoa enää, että tehdään kuten viimeksi”, Tapahtumateollisuus ry:n toimitusjohtaja Sami Kerman sanoo.

Seurauksena on syntynyt tarve panostaa henkilöstön hyvinvointiin ja työyhteisön rakentamiseen. ”Enää ei samalla tavalla arvosteta sitä, että joku kehuskelee tekevänsä 18-tuntisia päiviä. Ensimmäinen reaktio on ennemminkin että nyt lähdet kotiin lepäämään”, Kerman sanoo.

Myös vapaaehtoistyöllä on edelleen merkittävä rooli sekä tapahtumien toteuttamisessa että tulevaisuuden tekijöiden kasvattamisessa, mutta myös sen suhteen on ymmärretty tarve tarjota vastuullisia ja reiluja työoloja.

Sosiaalisen kestävyyden kannalta tapahtumien saavutettavuus ja osallistavuus myös asiakkaiden suuntaan ovat jatkuvasti tärkeämpiä. ”Tapahtumien täytyy olla avoimia ja helposti lähestyttäviä kaikille. Se tarkoittaa esteettömyyttä, monikielistä viestintää ja sitä, että erilaiset yleisöt otetaan huomioon ohjelmistossa ja palveluissa”, Priit Liiv toteaa.

Haastava taloustilanne vaatii luovia ja kestäviä ratkaisuja

Tapahtuma-ala ei ole immuuni myöskään vallitsevalle taloustilanteelle. Se aiheuttaa paineita myös tapahtumille. ”Muun muassa inflaatio on vähentänyt sitä rahamäärää, joka ihmisillä on käytössään. Myös kustannukset tekniikan ja rakennuksen osalta ovat nousseet huomattavasti ja pääsylipputuloista lähtee merkittävä osuus pois arvonlisäveromuutoksen takia”, Salima Peippo toteaa.

Haastavat ajat pakottavat etsimään uusia keinoja taloudellisen kestävyyden varmistamiseen. Kuopiossa pohdittu tapahtumien ympärivuotistamista ja muuta liiketoimintaa, Nordic Business Forum on keskittynyt hallittuun kasvuun ja tarkkaan kassavirran seurantaan.

”Olemme onnistuneet kasvamaan vaikeasta taloustilanteesta huolimatta panostamalla myös asiakasuskollisuuteen ja arvopohjaiseen tapahtumasuunnitteluun. Asiakkaat arvostavat sitä, että tapahtumat perustuvat vahvoihin arvoihin. Se sitouttaa heitä myös pitkällä aikavälillä”, Liiv kertoo.

Tapahtumateollisuus ry:n Sami Kerman on Liivin kanssa samoilla linjoilla asiakkaiden kasvavasta arvotietoisuudesta ja vaatimuksista. ”Yritykset haluavat varmistaa, että niiden kumppanit toimivat vastuullisesti eivätkä halua ottaa imagollista riskiä yhteistyöstä sellaisen toimijan kanssa, joka ei huomioi kestävyyttä. Yritystapahtumapuolella vastuullisuusvaatimukset tulevat osaksi alihankintaketjua.”

Hyväksy evästeet nähdäksesi sisällön

Change cookie settings

Ekologisuuttakaan ei ole unohdettu

Varsinkin suomalaiset tapahtumat ovat jo pitkään panostaneet ekologisesti kestäviin valintoihin. Esimerkiksi Nordic Business Forum hyödyntää aiempina vuosina käytettyjä lavasteita ja sisustuselementtejä. ”Ekologinen jalanjälki ja sen pienentäminen on edelleen keskeinen teema”, Priit Liiv sanoo. ”Olemme myös kartoittaneet kuinka voimme vähentää päästöjä matkustamisen osalta ja ruokahävikin hallinta on meille myös keskeistä, kun ruokailijoita on tuhansia.”

Tapahtumien suurimmat päästöt eivät synny kuitenkaan itse tapahtumissa, vaan niihin matkustettaessa.

”Meilläkin on tehty hiilijalanjäljen mittauksia ja itse tapahtuma ei aiheuta suuria ympäristövaikutuksia, vaan nimenomaan tapahtumiin matkustavat ihmiset”, Salima Peippo toteaa. ”Saapumisen osalta tapahtumajärjestäjän keinot ovat aika rajalliset, sillä ihmiset päättävät lopulta itse, miten matkustavat. Toki suosittelemme kestäviä matkustustapoja.”

”Tähän voi vaikuttaa esimerkiksi valitsemalla tapahtumapaikan hyvien julkisten kulkuyhteyksien ääreltä ja kannustamalla kestävään liikkumiseen”, Sami Kerman kertoo.

Yhteistyössä on voimaa

Sekä Priit Liiv että Salima Peippo uskovat, että tulevaisuudessa eri tapahtuma-alan toimijat tulevat yhdistämään resurssejaan yhä enemmän. Molemmat nostavat esiin erillisten organisaatioiden tehottomuuden.

”Jos jokainen tapahtuma ja organisaatio toimii erillään, se on paitsi kallista, myös tehotonta”, Liiv sanoo. ”Yhteistyöllä voidaan saavuttaa parempia tuloksia ja vahvempaa vaikuttavuutta.”

Kuopiosta on tästä jo käytännön esimerkki, kun Kuopio Tanssii ja Soi otti siipiensä suojaan Kuopion viulukilpailun, joka oli muutoin vaarassa loppua. ”Aikaisemmin viiden vuoden välein järjestettävälle kilpailulle perustettiin aina erillinen organisaatio. Kun me hoidimme sen, kustannukset putosivat merkittävästi”, Peippo kertoo. ”Yhteistyö paitsi säästää kustannuksissa, se myös mahdollistaa ammattilaisten työllistymisen ympäri vuoden.”

”Pitää olla valmis yhdistämään voimavaroja, tekemään yhteistyötä ja monipuolistamaan tulonlähteitä. Kun ala kehittyy kärsivällisesti ja suunnitelmallisesti, se voi olla kestävä ja elinvoimainen tulevaisuudessakin.”

Tiedolla ja teknologialla tulevaisuuteen

Tiedolla johtaminen on noussut tapahtuma-alalla keskeiseen rooliin. ”Toimialaa ei tunnisteta merkittäväksi, ellei alasta ole lukuja. Siksi olemme panostaneet tutkimukseen ja tilastoihin”, Sami Kerman sanoo. Tapahtumateollisuus ry onkin julkaissut muun muassa toimialatutkimuksia, joiden avulla on pystytty vaikuttamaan alaa koskeviin poliittisiin päätöksiin.

Kuopiossa dataa on hyödynnetty niin ikään lukujen muodostamiseen. ”Meidän palautteenkeruujärjestelmä laskee asiakastyytyväisyyden lisäksi muun muassa aluetaloudellisia vaikutuksia”, Salima Peippo kertoo. ”On helpompaa perustella tapahtuman tärkeyttä, kun voi osoittaa, että se on aiheuttanut esimerkiksi 11 000 yöpymistä kaupungissa.”

Myös kaikkien huulilla viime aikoina viihtynyt tekoäly nousee esiin tapahtuma-alan tulevaisuudesta puhuttaessa. ”Kohtuullisen rajallisilla resursseilla toimittaessa tekoäly voi auttaa nopeuttamaan prosesseja ja parantamaan tuottavuutta”, Kerman toteaa. ”Hyödyntämistavat kehittyvät vielä, mutta ne tulevat olemaan merkittävä osa alan tulevaisuutta.”

Samaa mieltä on Nordic Business Forumin toimitusjohtaja Priit Liiv. ”Tekoälyn merkitys kasvaa tulevaisuudessa entisestään. Sitä voidaan hyödyntää esimerkiksi asiakaspalautteiden ydinviestin löytämiseen ja tulevaisuudessa vaikkapa ihmisvirtojen ja jonojen tutkimiseen.”

”Tulevaisuudessa tarvitsemme lisää teknologian tajua. Dataa on saatavilla valtavasti, mutta sen hyödyntäminen ja jalkauttaminen oikein ovat avainasemassa. Muutoksia kannattaa myös testata ensin pienemmässä mittakaavassa, koska tapahtuman on onnistuttava joka vuosi. Kun suurin osa liiketoiminnasta perustuu yhteen tapahtumaan vuodessa, epäonnistuminen vaikuttaisi pitkällä aikavälillä koko toimintaan”, Liiv toteaa. ”Riskienhallinta on tärkeää.”

”Tietty resilienssi on myös tärkeää, sillä toimintaympäristö voi muuttua yllättäen. Koronapandemia opetti meidät mukautumaan nopeasti ja nyt geopolitiikka vaikuttaa toimintaympäristöön samalla tavalla”, Sami Kerman sanoo.

”Tulevaisuuden ennakointi ei ole arvailua, vaan herkkyyttä havainnoida, mitkä asiat alkavat nousta esiin ja kykyä reagoida niihin. Ne menestyvät, jotka osaavat tunnistaa hiljaisia signaaleja ja mukautua muutoksiin.”

Teksti ja video: Taneli Rantala
Kuvat: Salima Peippo / Niko Laamanen, Sami Karman / Paul Ingram, Priit Liiv / Nordic Business Forum. Kuvituskuva / Sergio Ruiz, Unsplash.

Kestävän kasvun artikkelisarja on tuotettu osana luovien alojen vientiyritysten puhdasta siirtymää edistävää RELOAD – Bisnesosaamista luoville vientialoilla puhtaaseen siirtymään -hanketta. RELOAD-osaamiskokonaisuudessa tarjotaan 14 maksutonta täsmäverkkokurssia mm. Kestävää kasvua, Tuottajana digiympäristöissä, Luovien alojen rahoitus ja Ennakointia datalla.

Hankkeen toteuttaa Humak ja sen rahoittaa Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskus JOTPA.