Wihi ja Dynasty 10 järjestelmäintegraatio – Tehokkuutta opinnäytetyöprosessiin

Humak otti käyttöön Dynasty 10 (jäljempänä Dynasty) tiedon- ja asianhallintajärjestelmän vuoden 2023 alussa helpottamaan hallinnollisten asioiden käsittelyprosesseja päivittäisessä työssä ja tukemaan kokonaisuudessaan tiedon elinkaarta sen syntyhetkestä hävittämiseen tai arkistointiin saakka.

Opiskelijoiden ja opintojen hallintaan liittyy paljon erilaisia järjestelmiä ja sovelluksia, joiden tehtävänä on sekä tallentaa tietoja pysyvästi että palvella opiskelijoita heidän suorittaessaan opintoja ja niihin liittyviä tehtäviä. Opinnäytetyön tekeminen on yksi opintoihin kuuluva suoritus. Sen tekemisen työvälineeksi Humak on hankkinut käyttöönsä Wihi-järjestelmän.

Wihi-järjestelmän tehtävänä on tukea sekä opiskelijoita prosessin läpi viemisessä että lehtoreita opinnäytetyön ohjauksessa. Opinnäytetyöprosessin tuotoksena syntyy asiakirjoja, jotka vaativat pysyvää säilytystä.

Asiakirjojen siirtäminen sähköiseen arkistoon tuli Dynasty -järjestelmän hankkimisen myötä ajankohtaiseksi, jonka vuoksi päädyimme hankkimaan integraation näiden järjestelmien välille.

Tässä kirjoituksessa kuvataan Wihi- ja Dynasty -järjestelmien integraation toteuttamista, siihen liittyviä haasteita sekä työskentelyyn liittyviä kokemuksia.

Integroitavat järjestelmät: Wihi ja Dynasty

Wihi on opinnäytetyön käytännön vaiheisiin liittyvä ohjaus- ja hallintajärjestelmä opiskelijan ja ohjaajan käyttöön toimien myös viestintäalustana. Sen avulla voidaan muodostaa kokonaisuus kaikista tarvittavista työvaiheista ja jaksottaa opinnäytetyön tekeminen. Wihiin tallennetaan opinnäytetyön suorittamiseen liittyen asiakirjoja, jotka ovat pysyvästi säilytettäviä. Suurin osa asiakirjoista on kuitenkin määräaikaisesti säilytettäviä ja ne poistuvat Wihi-sovelluksesta annetun määräajan umpeuduttua.

Dynasty on tiedon- ja asianhallintajärjestelmä, jonne avataan asioita ja liitetään asialle niihin liittyviä asiakirjoja. Se toimii alustana aina asiankäsittelyn avaamisesta sen päätösprosessin saakka. Lopulta asiat ja niihin liittyvät asiakirjat siirtyvät Dynastyn arkistoon, mikäli ne ovat pysyvästi säilytettäviä. Määräajan säilytettävät asiakirjat hävitetään.

Integraation tavoitteet ja suunnittelu

Integraation ensimmäisenä askeleena oli määritellä tavoitteet, eli selkeyttää, mitä sillä halutaan saavuttaa. Tavoitteemme oli integraation avulla saada Wihi-järjestelmästä kaikki pysyvästi säilytettävät opinnäytetyöhön liittyvät asiakirjat siirretyksi Dynastyyn ja lopulta sen arkistoon. Arkistoitavaksi siirtyvät itse opinnäytetyö ja sen arviointilausunto. Opinnäytetyösopimus vaatii pitkän säilytysajan, joten sekin siirretään asianhallintajärjestelmään.

Tavoitteiden määrittämisen teimme nykytilan kartoituksen Wihi-järjestelmässä, miten prosessit toimivat tällä hetkellä ja mitä ovat ne toimenpiteet, joita tavoitteen saavuttamiseksi tarvitaan. Wihin nykytilan ymmärtäminen siis auttoi määrittämään toiminnot tulevalle integraatiolle Wihin ja Dynastyn välillä.

Integraation toteuttaminen ja käytännön haasteet

Integraation ohjelmoinnin suoritti Eduix, joka tarjoaa ohjelmistopalveluja korkeakouluille ja on Wihi- ohjelmiston tarjoaja. Innofactor oli mukana Dynastyn osalta yhteisen rajapinnan muodostamisessa ohjelmien välille. Tehtäväksemme jäi pohtia, miten asiakirjat nimetään, että ne löytyvät Dynastysta helposti, mitä metatietoja asiakirjan mukana pitää tallentua kuten säilytysaika ja mihin aineistoon asiakirja viedään Dynastyssa. Integraatio toteutui lopulta lähes tarpeitamme vastaavalla tavalla.

Ongelmaksi siirroille muodostui joidenkin tiedostojen kohdalla niiden tallennusmuoto. Integraatio hyväksyy siirrettäväksi vain .pdf-tiedostoja, mutta tallennettavissa tiedoissa osa oli vain .doc-tiedostoja (Word). Näiden osalta päädyimme tekemään kertaluontoisesti niin, että tiedostot tallennettiin uudelleen pdf- muotoon ja siirrettiin manuaalisesti Dynastyyn. Jatkossa opiskelijoiden Wihiin tallentamat asiakirjat ovat pdf-tiedostoja ja siten siirrettävissä integraation kautta.

Siirretyt asiakirjat Dynasty näkymässä. Kuvakaappauskuva.

 

 

 

 

 

 

 

 

Henkilöstön ohjeistus ja tuki

Säännöllisesti pidettävillä henkilöstön aamukahveilla esittelimme uuden toiminnon koko henkilöstölle kertoen mm. mitä asiakirjojen siirtyminen Dynastyyn edellyttää opinnäytetyötä ohjaavalta lehtorilta.  Mitään varsinaista koulutusta asiakirjojen siirtoon emme katsoneet tarpeelliseksi järjestää, koska toimenpide on hyvin yksinkertainen ja hoitui pelkällä ohjeistuksella. Ohje löytyy kirjallisena henkilöstön Intranetistä, ja tukea tietojen siirtoon liittyen on mahdollisuus saada sekä Wihi- että Dynasty-tukihenkilöltä.

Integraation tuomat hyödyt

Järjestelmäintegraation käyttöönotto vaatii aina huolellista suunnittelua ja toteutusta. Integraatio on prosessi, jossa yhdistetään eri järjestelmät ja -sovellukset toimimaan saumattomasti yhdessä. Näin voidaan hyödyntää eri järjestelmistä saatavaa tietoa tehokkaammin ja automatisoida prosesseja. Myös opetushenkilöstö on kokenut integraation tuomat hyödyt positiivisena.

”Opinnäytetyölehtorin näkökulmasta järjestelmien yhtymäpinnat tai asiakirjojen hallintaan liittyvät yksityiskohdat eivät ole olleet selkeitä aiemmin. Pidän hyvänä sitä, että opiskelijoiden kannalta tärkeät ja välttämättömät tiedot päätyvät lopulta yhteen paikkaan. Nyt aukeaa vähän toisenlainen maisema, kun selkenee, miten asiakirjat organisaatiossa kulkevat eri järjestelmistä arkistoon, millaisin perustein ja millaisin prosessein.”

Onnistuneen järjestelmäintegraation myötä tiedot siirtyvät nyt hallitusti Dynasty tiedon- ja asianhallintajärjestelmään ja myöhemmin sen arkistoon. Integraatio on vähentynyt manuaalisesti tehtävää työtä ja asioiden liikkuessa automaattisesti järjestelmien välillä myös inhimillisten virheiden mahdollisuus on vähentynyt, mikä puolestaan parantaa prosessien tarkkuutta ja tehokkuutta. Tallennetut asiakirjat ovat tarvittaessa löydettävissä sekä asianhallintajärjestelmästä että myöhemmin arkistosta.

Kirjoittaja: 

Marita Halmetoja, tradenomi (YAMK), tiedon- ja asianhallinnan asiantuntija, Humak.