Tietosuojailmoitus opiskelijalle ja hakijalle

Suomen Humanistinen Ammattikorkeakoulu Oy (Humak)
Ilkantie 4, 00400 Helsinki
Puh. 020 7621 390
www.humak.fi

Opintotietoihin liittyvät kysymykset: opintotoimisto(at)humak.fi

Tietosuojavastaava: Christa Sairio, security(at)humak.fi

Tiedot saadaan pääasiassa sinulta itseltäsi, esimerkiksi hakemuksesta, ilmoittautumisesta ja opintojen aikana. Hakijatiedot saadaan valtakunnallisesta opiskelijavalintarekisteristä (Opintopolku) ja OILI-palvelusta. Opintojen aikana tietoja syntyy opetuksesta, arvioinnista ja opintohallinnon päätöksistä. Muilta korkeakouluilta saadaan tietoja, kun opiskelet niissä ristiinopiskelijana tai tulet Humakiin vaihto-opiskelijaksi. Oppijanumero saadaan Opetushallituksen ylläpitämästä oppijanumerorekisteristä, ja sukunimi, etunimet ja osoitetiedot päivitetään Digi- ja väestötietovirastosta oppijanumerorekisterin kautta.

Mihin tietoja käytetään	Mihin käsittely perustuu
Opiskelijavalinta ja hakijatietojen käsittely	Lakisääteinen velvoite ja yleistä etua koskeva tehtävä (tietosuoja-asetus 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohta): ammattikorkeakoululaki 932/2014 ja laki valtakunnallisista opinto-, koulutus- ja tutkintorekistereistä 884/2017 (4 luku)
Opiskeluoikeuden kirjaaminen ja osoittaminen, opetuksen ja harjoittelun järjestäminen, opintojen ohjaus, opintosuoritusten ja tutkintojen hallinta	Yleistä etua koskeva tehtävä (6 artiklan 1 kohdan e alakohta): korkeakouluopetus on ammattikorkeakoulun lakisääteinen tehtävä (ammattikorkeakoululaki 4 §); osin lakisääteinen velvoite (laki 884/2017, 5 luku)
Tietojen luovuttaminen viranomaisille ja korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon	Lakisääteinen velvoite (6 artiklan 1 kohdan c alakohta), ks. kohta Kenelle tietoja luovutetaan
Tilastointi	Lakisääteinen velvoite (6 artiklan 1 kohdan c alakohta): tilastolaki 280/2004
Lukuvuosimaksujen periminen sekä apurahojen ja muiden avustusten maksaminen	Lakisääteinen velvoite (6 artiklan 1 kohdan c alakohta): ammattikorkeakoululaki 13 a §
Toiminnan kehittäminen opiskelijoille ja hakijoille lähetettävillä kyselyillä	Yleistä etua koskeva tehtävä (6 artiklan 1 kohdan e alakohta): ammattikorkeakoululaki 4 §
Tietojärjestelmien tietoturvallisuus ja käytön seuranta (lokitiedot)	Lakisääteinen velvoite (6 artiklan 1 kohdan c alakohta): laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019, 13 ja 17 §
Henkilökohtaiset opintojärjestelyt	Yleistä etua koskeva tehtävä (6 artiklan 1 kohdan e alakohta): ammattikorkeakoululaki 4 § ja yhdenvertaisuuslaki 1325/2014, 15 §; terveystiedot ks. Arkaluonteiset tiedot
Alumnitoiminta ja markkinointiviestintä	Suostumus (6 artiklan 1 kohdan a alakohta)

Samat tiedot voivat liittyä useaan tarkoitukseen, ja jokaisella tarkoituksella on oma perusteensa.

Opiskelijoiden tietojen käsittelystä TKI-hankkeissa kerrotaan TKI-hankkeiden tietosuojailmoituksessa ja hankkeen omassa tietosuojailmoituksessa.

Perustiedot

• opiskelijanumero, käyttäjätunnus ja oppijan kansallinen tunniste (oppijanumero, OID)
• sukunimi, etunimet, kutsumanimi ja entinen sukunimi
• henkilötunnus, syntymäaika ja sukupuoli
• kansalaisuus, äidinkieli, asiointikieli ja koulusivistyskieli
• yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti)
• lähiomaisen tiedot
• tieto turvakiellosta
• kotikunta, asuinkunta ja maa
• ulkomaalaisen opiskelijan passinumero

Opiskeluoikeus- ja tutkintotiedot

• koulutus, koulutusluokitus, koulutusmuoto, ryhmä, opetuspiste ja opetuskieli
• opiskelutyyppi, tutkinto, tutkintonimike sekä suoritettava ja vaadittu laajuus
• pohjakoulutus
• läsnäolo-, valmistumis- ja eroamistiedot
• opinto-oikeusaika, kausimaksimit ja käytetyt lukukaudet
• opiskeluoikeuden lisäaikaa ja palauttamista koskevat tiedot
• rahoitus, lukuvuosimaksuvelvollisuus ja apurahat
• tietojen luovuttamista koskevat luvat
• henkilökohtaisiin opintojärjestelyihin ja opintojen tukemiseen liittyvät tiedot
• opiskeluun liittyvien poikkeamatilanteiden selvitykset ja niiden seuraamukset

Opinto- ja suoritustiedot

• henkilökohtainen opintosuunnitelma (HOPS)
• opinnot, opintojaksot ja niiden toteutukset
• suoritetut opinnot, arvioinnit, arvioijat, suorituspäivät ja laajuudet
• opintojen edistyminen ja valmistumistilanne
• todistusmerkinnät
• harjoittelua ja harjoittelupaikkoja koskevat tiedot
• kansainväliset opiskelu- ja harjoitteluvaihdot
• kyselyjen vastaukset

Hakijatiedot (Opintopolku ja OILI)

• henkilötiedot (nimet, henkilötunnus, oppijanumero)
• osoitetiedot, äidinkieli, asiointikieli ja kansalaisuus
• pohjakoulutustiedot
• hakukohteeseen ja koulutukseen liittyvät tiedot
• ilmoittautumis- ja maksutiedot
• opiskelijavalinnan tulosten julkaisulupa

Arkaluonteiset tiedot

Käsittelemme terveydentilaa koskevia tietoja vain silloin, kun se on tarpeen opiskelijavalinnassa, opiskeluoikeuden peruuttamisessa tai palauttamisessa tai kurinpitoasiassa (ammattikorkeakoululaki 27 ja 33–36 §), sekä silloin, kun haet henkilökohtaisia opintojärjestelyjä (yhdenvertaisuuslaki 15 §; tietosuojalaki 1050/2018, 6 § 1 mom. 2 kohta). Rikosrekisteriotteen tietoja käsittelemme vain opiskeluoikeuden peruuttamista koskevassa asiassa (ammattikorkeakoululaki 33 § 2 mom.).

Näitä tietoja saavat käsitellä vain ne, jotka valmistelevat tai tekevät näitä päätöksiä tai antavat niistä lausuntoja. Tiedot säilytetään erillään muista henkilötiedoista, ja ne poistetaan heti, kun niiden säilyttämiselle ei ole enää perustetta, kuitenkin viimeistään neljän vuoden kuluttua (ammattikorkeakoululaki 40 §).

Monet tiedot ovat välttämättömiä opiskelijavalinnan ja opintojen hoitamiseksi. Jos et anna niitä, emme voi esimerkiksi käsitellä hakemustasi, kirjata opiskeluoikeuttasi tai antaa todistusta. Tietojen antaminen alumnitoimintaa ja markkinointia varten on vapaaehtoista, samoin kyselyihin vastaaminen.

Pyydämme sinua ilmoittamaan, jos tietosi muuttuvat, jotta voimme pitää ne ajan tasalla.

Tietoja käsittelevät vain ne Humakin työntekijät ja Humakin lukuun toimivat henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Pääasiassa tietoja käsittelevät opintotoimiston henkilöstö ja opetushenkilöstö. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä turvallisuus-, IT-, henkilöstö- ja talouspalveluissa.

Humak käyttää henkilötietojen käsittelijöinä palveluntarjoajia, esimerkiksi opiskelijatietojärjestelmän toimittajaa, kyselypalveluja sekä pilvi- ja viestintäpalveluja. Ne käsittelevät tietoja Humakin lukuun sopimusten perusteella.

Luovutamme tietoja korkeakoulun ulkopuolelle tai käytämme niitä muuhun kuin alkuperäiseen tarkoitukseen vain silloin, kun laki sen sallii tai edellyttää tai kun olet antanut siihen suostumuksesi.

Säännönmukaiset luovutukset

• Tilastokeskukselle opiskelija-, opintosuoritus- ja tutkintotietoja; Tilastokeskus toimittaa tietoja edelleen Opetushallitukselle ja opetus- ja kulttuuriministeriölle (tilastolaki 280/2004).
• CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:lle korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon (VIRTA) ja sen kautta OILI-palveluun (laki 884/2017, 5 luku). Tietovarantoon siirretään pysyvästi säilytettävät opiskelijatiedot ja opiskelijaliikkuvuuden jaksot. Tietovarannosta tietoja voidaan luovuttaa edelleen Opetushallituksen opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelun avulla viranomaisille niiden lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla sekä Työllisyysrahastolle ja Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiölle (laki 884/2017, 29 §).
• Toiselle korkeakoululle CSC:n ylläpitämän ristiinopiskelupalvelun kautta, kun opiskelet toisessa korkeakoulussa: perus-, ilmoittautumis- ja suoritustiedot siirretään opiskelijatietojärjestelmästä palveluväylän avulla.
• Kansaneläkelaitokselle korkeakouluopiskelijan terveydenhoitomaksun keräämistä varten tarvittavat tiedot, kuten tutkinto, nimi, henkilötunnus, yhteystiedot ja läsnäolotiedot (laki korkeakouluopiskelijoiden opiskeluterveydenhuollosta 695/2019, 31 §).
• Kansaneläkelaitokselle opintotukiasioiden käsittelyä varten (opintotukilaki 65/1994, 8 § sekä 41 a ja 41 b §) sekä pyynnöstä muiden sosiaalietuuksien käsittelyä varten (opiskelutodistus, opintosuoritusote, opintojen edistyminen), kun Kansaneläkelaitoksella on laissa säädetty oikeus saada tiedot.
• Työvoimaviranomaiselle, Kansaneläkelaitokselle tai työttömyyskassalle työmarkkinatuen ja työttömyyspäivärahan edellytysten selvittämiseksi (työttömyysturvalaki 1290/2002, 13 luku 1 §; laki työvoimapalveluiden järjestämisestä 380/2023).
• Maahanmuuttovirastolle ja poliisille pyynnöstä oleskeluluvan edellytysten tarkistamiseksi (hyväksymisilmoitus, opiskelupaikan vastaanottoilmoitus, opiskelutodistus ja opintosuoritusote), kun viranomaisella on laissa säädetty oikeus saada tiedot.

Humakin antamat luvat VIRTA-tietojen käyttöön

Lakisääteisten luovutusten lisäksi Humak on antanut luvan käyttää korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon (VIRTA) tallennettuja tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelu (Arvo): ammattikorkeakoulujen valmistumisvaiheen palautekysely (AVOP)
• Seurantakyselyt: valmistuneiden uraseurantakysely sekä opintoja ja työelämään sijoittumista koskevat tutkimukset
• EMREX: voit itse siirtää valitsemasi opintosuoritustiedot toiselle korkeakoululle tai muulle taholle

Muut luovutukset

• tieteelliseen tutkimukseen, kun luovutuksen edellytykset täyttyvät (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999 ja tietosuojalaki 1050/2018). Pyytäjän on kerrottava tietojen käyttötarkoitus ja tarvittaessa se, miten tiedot suojataan.
• muille suomalaisille korkeakouluille opiskeluoikeuden käsittelyä ja suoritustietojen siirtämistä varten, esimerkiksi opetusyhteistyössä
• ulkomaisille korkeakouluille EU:n ja ETA:n alueella vaihto-opiskelun sekä kaksois- ja yhteistutkintojen toteuttamiseksi
• harjoittelupaikoille harjoittelun järjestämiseksi tarvittavat tiedot
• alumnitoimintaan ja markkinointiviestintään vain suostumuksellasi
• muihin tarkoituksiin, kun julkisuuslaki tai muu laki sitä edellyttää.

Luovutettavien tietojen lähde on pääosin opiskelijatietojärjestelmä.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos palveluntarjoaja rajatuissa tilanteissa, esimerkiksi tukipalvelujen tai tietoturvan vuoksi, käsittelee tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella, siirto perustuu Euroopan komission riittävyyspäätökseen tai komission vakiosopimuslausekkeisiin (tietosuoja-asetus 45 ja 46 artikla).

Henkilötietojen perusteella ei tehdä automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.

Säilytämme tietoja niin kauan kuin laki tai tehtävämme sitä edellyttää. Säilytysajat määräytyvät lainsäädännön, Kansallisarkiston päätösten ja Humakin omien säilytysaikamääritysten mukaisesti. Esimerkiksi:

• opinto- ja tutkintosuoritustiedot, läsnä- ja poissaolotiedot sekä opiskelijavalinnan ja arvioinnin oikaisuja koskevat asiakirjat säilytetään pysyvästi (Kansallisarkiston päätös 12.9.2017, AL/20757/07.01.01.03.02/2016)
• yhteishaun ja erillishakujen tiedot säilytetään pysyvästi Opetushallituksen ylläpitämässä valtakunnallisessa rekisterissä; Humakin omissa järjestelmissä muut hakemus- ja valintatiedot säilytetään määräajan
• tenttivastaukset ja oppimisympäristöjen tiedot säilytetään määräajan
• arkaluonteiset tiedot poistetaan viimeistään neljän vuoden kuluttua (ammattikorkeakoululaki 40 §).

Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään tietoturvallisesti.

Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Tietoihin pääsevät henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla vain ne, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Järjestelmätoimittajat suojaavat tiedot sopimusten ja omien tietoturvakäytäntöjensä mukaisesti, ja Humak noudattaa omia tietoturvakäytäntöjään. Järjestelmien pääkäyttäjät valvovat, että tietoja käsitellään asianmukaisesti ja käyttöoikeudet pysyvät hallinnassa.

Osa oikeuksista riippuu käsittelyn perusteesta. Useimmat opiskelijatiedot käsitellään lakisääteisen velvoitteen tai yleistä etua koskevan tehtävän perusteella.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Voit saada tietää, mitä tietoja sinusta käsitellään, ja saada niistä jäljennöksen. Näet monia tietojasi itse Humakin käyttäjätunnuksilla opiskelijan järjestelmissä. Jos pyydät useampia jäljennöksiä, voimme periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Voit vaatia, että virheelliset, epätarkat tai puutteelliset tietosi korjataan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Voit pyytää tarpeettomien tietojesi poistamista. Tietoja ei voida poistaa, jos niiden käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai julkisen vallan käyttämiseksi. Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan lain säilytysaikoja ja Humakin säilytysaikoja.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Voit tietyissä tilanteissa pyytää, että tietojesi käsittelyä rajoitetaan, esimerkiksi siksi aikaa, kun tietojen oikeellisuus tarkistetaan tai kun vastustamistasi koskevaa pyyntöä selvitetään.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti, voit saada toimittamasi tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle. Oikeus ei koske tietoja, joita käsitellään lakisääteisen velvoitteen tai yleistä etua koskevan tehtävän perusteella.

Vastustamisoikeus

Voit milloin tahansa erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa käsittelyä, joka perustuu yleistä etua koskevaan tehtävään. Silloin emme enää käsittele tietojasi, paitsi jos voimme osoittaa huomattavan tärkeän ja perustellun syyn, joka syrjäyttää etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Suoramarkkinointia voit vastustaa milloin tahansa ilman perusteluja.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa sen milloin tahansa. Peruutus ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen. Ilmoita peruutuksesta sille taholle, jolle annoit suostumuksen, tai tietosuojavastaavalle osoitteeseen security(at)humak.fi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että tietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisäksi voit käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja ja oikeussuojakeinoja.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde 029 566 6700
www.tietosuoja.fi

Lähetä pyyntö tietosuojavastaavalle osoitteeseen security(at)humak.fi. Tietojesi päivittämisestä voit sopia opintotoimiston kanssa.

Vastaamme ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön saapumisesta. Jos pyyntö on monimutkainen tai pyyntöjä on paljon, määräaikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella. Kerromme jatkamisesta ja sen syystä kuukauden kuluessa. Jos esität pyynnön sähköisesti, vastaamme sähköisesti, ellet toisin pyydä.

Tiedot ja toimenpiteet ovat maksuttomia. Jos pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, esimerkiksi koska sitä toistetaan, voimme periä kohtuullisen maksun tai kieltäytyä toimimasta. Silloin osoitamme, miksi pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton.

Voimme pyytää lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi. Jos emme toimi pyytämälläsi tavalla, saat siitä kirjallisen selvityksen ja tiedon oikeudestasi tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja tietosuojalaki 1050/2018
• ammattikorkeakoululaki 932/2014 ja sen nojalla annetut asetukset
• laki valtakunnallisista opinto-, koulutus- ja tutkintorekistereistä 884/2017
• laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999
• laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019
• arkistointilaki 529/2026
• tilastolaki 280/2004
• opintotukilaki 65/1994
• laki korkeakouluopiskelijoiden opiskeluterveydenhuollosta 695/2019
• työttömyysturvalaki 1290/2002
• yhdenvertaisuuslaki 1325/2014
• laki opiskelijoiden oikeusturvalautakunnasta 956/2011
• rikosrekisterilaki 770/1993 (6 §)