Tapahtumajärjestämisen moniulotteinen kokonaisuus sisältää tunteita laidasta laitaan. Ponnahduslauta tapahtuma-alalle -hankkeen 18-29-vuotiaat osallistujat suunnittelivat ja toteuttivat oman tapahtumansa, jotta he saisivat käytännön kokemusta tapahtumien järjestämisestä. Ponnahduslauta-hankkeen tämän kertaisessa harticlessa sukelletaan tapahtumaprojektin kulisseihin.

Konseptista konkretiaan – ideointia, työtiimien muodostusta ja ensimmäisiä toimenpiteitä

Hankkeen valmennukset alkoivat huhtikuussa 2023. Nuoret lähtivät innostuneina mukaan kehittämään omaa tapahtumaprojektiaan, jonka sisältöön heillä oli erinomaisia ideoita. Kevään aikana valmistettiin tapahtuman raamit, johon nuoret äänestivät seuraavat asiat:

• Tapahtuman nimi: Taiteen Lumo
• Aika, paikka ja kohderyhmä: nuorten taide- ja toimintakeskus Vimma, 17.9.2023 Turun päivänä, kohderyhmänä nuoret aikuiset, mutta tapahtuma on avoin ja maksuton kaikille
• Tapahtuman sisältö: esittävän taiteen tapahtuma (esim. musiikki, tanssi), johon esiintyjät valitaan avoimella haulla + erillisessä tilassa oleva kauhutalo
• Teema: mystiikka ja lumottu metsä (näkyy molempien kokonaisuuksien lavastuksessa ja somistuksessa ja täten yhdistää ne kokonaisuudeksi)

Osallistujat jaettiin kolmeen työryhmään:

• esittävän taiteen tiimiin (7 henkilöä),
• kauhutalotiimiin (7 henkilöä) ja
• markkinointitiimiin (5 henkilöä).

Tapahtuman visuaalista ilmettä ja markkinointia alettiin suunnitella lavastuksen teemasta.  Markkinointitiimi toteutti muiden tiimien kanssa yhteistyössä suunnitellun markkinointiviestintäkampanjan sosiaaliseen mediaan. Lisäksi tiimi tuotti tiedotteen, julisteita ja flyereita.

Tapahtumaan sisällytettiin Turun päivän tuottajan ehdotuksesta myös Turun päivien appropiste, jonka toteutuksen markkinointitiimi sai tehtäväkseen koordinoida.

Kesällä nuorten tehtävänä oli suunnitella itsenäisesti tapahtuman sisältö, aikataulu ja työnjako. Kesätauon aikana laantunutta motivaatiota täytyi herätellä syksyllä uudestaan, ja pikkuhiljaa nuoret saivat taas jutun juonesta kiinni.

Esittävää taidetta ja Vimmattua yhteistyötä

Esittävän taiteen tiimi järjesti avoimen esiintyjähaun, jonka kautta he saivat noin 20 hakemusta. Hakemusten perusteella tapahtumaan valittiin kahdeksan esiintyjää*: kolme tanssiesitystä, kaksi bändiä, ukulele-esitys, DJ sekä akrobatiaesitys.

Tapahtumapaikaksi valittu Vimma antoi paljon tukea järjestämiseen. Vimma, jota hallinnoi Turun vapaa-aikatoimialan nuorisopalvelut, oli yksi hankkeen yhteistyökumppaneista. Tapahtumatekniikka toteutettiin yhteistyössä Turku Rock Academyn kanssa. Tapahtuma striimattiin Vimmassa toimivan Fendarin digi- ja viestintäpajan toimesta heidän YouTube-kanavalleen. Tapahtumaan ja striimiääneen rekrytoitiin ääni- ja valoteknikot. Tämän lisäksi resursseja käytettiin lumoavaan metsäiseen lavastukseen.

Hyvin suunniteltu ja tuettu tapahtuma sujui ongelmitta. Kaikki osapuolet olivat tyytyväisiä sen sisältöön ja toteutukseen.

Lumotut teekestit ihastuttivat

Kauhutalossa järjestettiin myös Mystiset teekestit, johon rekrytoidut näyttelijät istuivat pöydän ääressä ja pelottelivat huoneessa kävijöitä. Tilan sai kiertää rauhassa seurue kerrallaan. Mustaksi maalattu huone oli helppo pimentää, koristella ja valaista teemaan sopivaksi. Lavasteita oli paljon ja sen yksityiskohdissa riitti nähtävää monellekin kierrokselle.

Kauhutalon tunnelmaa korosti sinne tuotettu musiikki, joka lisäsi tapahtuman mystistä ja jännittävää tunnelmaa. Kierrokseen osallistuneiden palaute Mystisistä teekesteistä oli ylistävää.

Yksi tapahtumaprojekti – monia oppeja

 ”Oman tapahtuman rakennus oli omaa urapolkua ajatellen mielenkiintoisinta, silmiä avaavaa, haastavinta, hauskinta ja antoisampaa aikaa.” – Valmennuksen osallistuja

Osallistujille teetetyssä loppukyselyssä korostui, että tapahtumaprojekti oli valmennusjakson opettavaisin ja antoisin osa. Tapahtumapäivä valittiin valmennuksen parhaaksi tai mieleenpainuvimmaksi kerraksi, mikä ei ollut ihme, koska se oli kaikilla mittapuilla erittäin onnistunut tuotanto.

Myös konkreettiset tulokset puhuivat puolestaan: Kauhutalossa ja esittävän taiteen tapahtumassa arvioitiin olleen yhteensä noin 600 kävijää.

Tapahtuman ja valmennuksen purkukeskustelussa käytiin läpi tapahtumaprojektista saatuja oppeja. Eniten projekti opetti, että viestintä on tapahtumaprojekteissa avainasemassa, ja että aikataulutus ja budjetointi kannattaa tehdä huolellisesti heti suunnittelun alkuvaiheessa. Vaikka valmentajat kehottivatkin panostamaan niihin heti ensimmäisillä kerroilla, tämän merkitys avautui nuorille kunnolla vasta jälkikäteen – jotkut asiat täytyy oppia kantapään kautta.

Lisäksi opittiin, että ryhmäytyminen jo projektin alussa on tärkeää. Yhteistyö ja haastavaksi osoittautunut viestintä on helpompaa saada toimimaan, kun toisten työskentelytavat tunnetaan.

Tapahtumatuotannon kaari – epätoivosta euforiaan

Tapahtumatuotannoissa päästään kokemaan kokonainen tunneskaala. Alkuun tunnelma on innostunut ja motivoitunut, kun päästään ideoimaan ja luomaan konseptia. Kun ryhdytään töihin, todellisuus saattaa iskeä vasten kasvoja – järjestelyissä ei välttämättä kaikki menekään suunnitelmien mukaan. Silloin motivaatio voi olla koetuksella ja välillä epätoivo saattaa vallata mielen. Tapahtumapäivän lähestyessä kiire synnyttää usein motivaation uudestaan.

Kun kaikki saadaan valmiiksi tapahtumaan mennessä ja se onnistuu suunnitellusti, epätoivon tunteet unohtuvat. Vaikka tapahtumien tuottaminen on työlästä ja stressaavaa, se on myös hauskaa ja palkitsevaa.

Tämä nähtiin myös Taiteen Lumo -tapahtumaprojektissa. Aluksi nuoret olivat hyvin innostuneita, mutta kesätauko ja kiireinen elämä vaikuttivat tekemiseen ja motivaatioon. Haasteiden jälkeen, muutamana viimeisenä viikkona ennen tapahtumaa, nuoret pistivät tuulemaan ja tuotanto edistyi nopeasti. Vaikka paineensieto- ja ongelmanratkaisukyky tulivat tarpeeseen, nuoret tuottivat onnistuneen tapahtuman ja heidän tunnelmansa olivat suorastaan euforiset tapahtuman päättyessä.

”Oman tapahtuman suunnittelu sujui, kun ympärillä oli hyvä tiimi. Koko tunneskaala tuli varmasti käytyä läpi mutta palkintona tuli mahtavia kokemuksia, uskomatonta suoriutumista ja hyvää fiilistä.” – Valmennuksen osallistuja

Taiteen Lumo päätti Ponnahduslauta tapahtuma-alalle -hankkeen valmennuksen. Valmentajat kokivat, että moni nuori suorastaan hehkui tapahtumapäivänä ja tuntui päässeen elementtiinsä. Hankkeen valmennus sai arvoisensa lopetuksen ja tapahtuma-ala monta uutta osaajaa!

Teksti: Eveliina Inkinen, kulttuurituottaja AMK, projektipäällikkö / Ponnahduslauta tapahtuma-alalle, Humanistinen ammattikorkeakoulu
Julkaisusarja: Humakin Harticle | hartikkeli
Julkaisija: Humanistinen ammattikorkeakoulu
Julkaisupäivä: 19.12.2023

 

Tilaisuudessa esiintyneet artistit:

• Destiny Inveiled (Bändi, yhteistyössä Turku Rock Academy)
• Jytäorkesteri (Bändi, yhteistyössä Turku Rock Academy)
• ZikiWiki (DJ)
• Zaida (Ukulele)
• Lauri Luukkonen (Akrobatia, jonglööraus)
• Shuffle with Iida (Tanssi)
• The Honeys (Tanssi)
• Mili Murto (Tanssi)

Kaikki Ponnahduslauta tapahtuma-alalle ilmestyneet harticlet

Parhaimman kuvan hankekokonaisuudesta saat tutustumalla kaikkiin hankkeista kirjoitettuihin harticleihin.

• Avaus Ponnahduslaudan maailmaan
• Tapahtuma-ala tarjoaa moninaisia urapolkuja nuorille
• Miten luotiin onnistunut tapahtuma-alan valmennus Ponnahduslauta-hankkeessa?
• Tapahtumatuottamisen ilo ja tuska
• Taiteen lumo – nuorten toteuttama tapahtumaprojekti alusta loppuun
• Ponnahduslauta tapahtuma-alalle – toimintamalli