Yhteisöllisyyden evoluutio: Työyhteisöt 2.0

• Kirjoittaja: Milla Lähdeniemi, TtM, Projektipäällikkö, Humanistinen ammattikorkeakoulu, 11.10.2023
• Kirjoittaja: Sikke Leinikki, VTT, työyhteisöjen kehittämisen tiimivastaava, Humanistinen ammattikorkeakoulu, 11.10.2023

Perinteisen käsityksen mukaan työyhteisö muodostuu joukosta työntekijöitä, jotka työskentelevät samassa organisaatiossa toteuttaakseen organisaation tavoitteita. Etätyön yleistyminen, ulkoistaminen ja alihankinta sekä digitaaliset työvälineet ja globaali yhteistyö mahdollistavat kuitenkin uusia tapoja muodostaa ja hyödyntää työyhteisöjä. Miten työyhteisöt sitten muodostuvat? Sitä pohdimme seuraavaksi.

Enää eivät organisaation sisäisetkään työyhteisöt rajoitu pelkästään omiin hallinnollisiin tiimeihin, vaan arkipäivän työskentelyä värittävät monenlaiset sisäiset yhteisöt, kuten esimerkiksi kehittämisryhmät, hanketiimit ja innovaatioryhmät. Nämä ryhmät kokoavat yhteen työntekijöitä monialaisesti ja moniammatillisesti. Vaikka työntekijä on aina oman alansa asiantuntija, on monessa erilaisessa työyhteisössä toimiessa yhä tärkeämpää ymmärtää ja löytää yhteinen kieli muiden alojen osaajien kanssa. Sisäiset työyhteisöt luovat synergiaa organisaation sisällä ja mahdollistavat poikkiorganisaatiollisen yhteistoiminnan: jokainen yksittäinen ääni tuo oman sävelensä moniammatilliseen työskentelyyn.

Työyhteisöllisyyttä yli rajojen

Harvassa ovat ne organisaatiot, joissa työskennellään ilman asiakkaita, TKI- tai yhteistyökumppaneita tai osaamisverkostoja. Organisaatiolle on äärimmäisen hyödyllistä työskennellä tiiviissä yhteistyössä kumppaneidensa tai asiakkaidensa kanssa. Näin ollen työntekijät ovat osana monenlaisia erilaisia yhteisöjä, niin organisaationsa sisällä kuin sen ulkopuolellakin.

Gitlab, joka on julistautunut maailman suurimmaksi etänä toimivaksi organisaatioksi, huomioi organisaation ulkopuoliset yhteisöt tärkeänä osana etätyökulttuuria: yhtiö kannustaa etätyön käsikirjassaan työntekijöitään osallistumaan HR:n järjestämien aktiviteettien sijaan oman kiinnostuksen mukaan organisaation ulkopuolisien yhteisöjen aktiviteetteihin (Gitlab). Työyhteisöjen ulkopuolisten yhteisöjen kulttuurisen ja yhteisöllisyyden kokemuksen rakentaminen voi tuntua johdosta käsin vieraalta, vaikka kokemus merkityksellisestä osallisuudesta voi syntyä myös virtuaalisesti. Lisäksi täysin etätyötä kotonaan tekeville nämä organisaation ulkopuoliset kontaktit voivat olla osana elintärkeitä sosiaalisia kontakteja (Vilkman 2023). Tällaisten kontaktien merkittävyyttä voidaan myös organisaation käytäntöjen avulla tukea, tuetaan esimerkiksi virtuaalisten tapaamisten järjestämistä tarjoamalla teknisen tuen etäläsnäoloon (vähintään kamerat, kuulokkeet ja isot näytöt).

Huomio pois hallinnollisista tiimeistä

Etätyön myötä omaa hallinnollista tiimiä saatetaan nähdä työpaikalla kasvokkain harvoin. Kuitenkin ne sinnikkäät, jotka sateista, aamuruuhkista ja julkisen liikenteen lippujen yhä kallistuvista hinnoista huolimatta matkustavat aamusta toiseen toimistolle, muodostavat oman hallinnolliset rajat ylittävän työyhteisönsä. Työyhteisön, jossa sosiaalisia kontakteja ja sosiaalista tukea kaipaavat löytävät toisensa.

Myös eriaikaisuus on nykypäivää, kun yhteistyö ja kehittäminen voivat kankeiden palaveriputkien sijaan tapahtua ketterästi digitaalisilla alustoilla sekä chateissa. Asynkronoidussa yhteistyössä henkilöt osallistuvat yhteistyöhön eri aikoihin erilaisten sovellusten ja järjestelmien kautta (Vilkman 2023). Päämäärä sitoo tiimiä yhteen ja vuorovaikutusta voi parhaimmillaan olla syvempää kuin nopeissa kasvokkain toteutetuissa vuorovaikutustilanteissa. Tämän kaltaisessa, pääasiassa digitaalisten välineiden varassa olevassa kommunikaatiossa jokaisella osallistujalla on aikaa pohtia vastauksiaan ja osallistua keskusteluihin harkiten.

Monissa asiantuntija-ammateissa sisältö ja innostus omasta alasta ohjaa oman työ kehittämistä enemmän kuin hallinnollinen tai fyysinen työyhteisö. Olisikin syytä miettiä, miten asiantuntijoita kannustetaan luomaan ja ylläpitämään sisältöohjautuvia työyhteisöjä. Näissä työyhteisöissä osa jäsenistä voi tulla samasta organisaatioista tai sen sidosryhmistä ja osa aivan muualta. Kuitenkin sisältöohjautuvien työyhteisöjen merkitys ammattialaan liittyvän tiedon prosessoinnissa tulee luultavimmin vain kasvamaan tulevaisuudessa. Kehittämisessä ne tarjoavat oivan tavan välittää uusia oivalluksia myös siitä, miten työtä kannattaa tehdä. Näissä sisältöohjautuvissa ryhmissä keskustellaan varmasti myös tekoälyn hyödyntämisestä asiantuntijuuden kehittämisessä. Erityisesti uuden teknologian käyttöönotossa organisaation rajat tuntuvat nopeasti ahtailta.

Yhteisöjen luoja vai yhteisöistä luotu?

Esihenkilöt ja organisaatioiden johtajat ovat uusien haasteiden edessä. Miten johtaa ja huolehtia työyhteisöjen työhyvinvoinnista, mikäli työyhteisöjä tupsahteleekin organisaatiorajojen ulkopuolelle? Perinteisesti työhyvinvointia seurataan henkilöstökyselyiden ja työterveydestä saatavien mittareiden avulla ja ongelmia ehkäistään työajan käytön tarkkailulla. Mikään näistä mittareista ei kunnolla ulotu oman organisaation ulkopuolelle: tiedämmekö esimerkiksi, miten eri palvelutarjoajat seuraavat työntekijöidensä työajan käyttöä tai tukevat työterveyden ylläpitoa? Mittareilla ei myöskään päästä työyhteisötaitoihin käsiksi. Työyhteisötaitojen näkökulmasta ei ole tarkoituksenmukaista keskittyä ainoastaan johtajien ja esihenkilöiden yksittäisiin ominaisuuksiin ja tekoihin, sillä johtaja luo yhteisönsä yhtä paljon kuin yhteisö luo johtajansa (Mönkkönen & Roos 2023).

Tyhypäivät ja yhteisöllisyystoimet keskittyvät kuitenkin usein oman organisaation yhteisöllisyyden kehittämiseen. Kuka vastaa näiden organisaatiorajojen ylittävien työyhteisöjen yhteisöllisyydestä, yhteisistä pelisäännöistä, turvallisuudesta ja vuorovaikutuksen toimivuudesta? Onko näihin edes syytä suunnata energiaa, kunhan projekti, yhteinen tavoite tai tuote saadaan kunnialla maaliin. On syytä! Yksittäisen työntekijän näkökulmasta tämä voi olla iso osuus hänen kokemastaan yhteisöllisyydestä. Esimerkiksi yksin työskentelevä freelancer voi saada merkittäviä kokemuksia osallisuudesta, kun hän pääsee mukaan tyhy-päivään. Joskus voisi myös järjestää säännöllisesti freelance-palveluita tarjoaville kumppaneille yhteinen virkistymispäivä työhyvinvoinnin ja yhteisöllisyyden kehittämiseen.

Työhyvinvoinnin kulmakivi, työntekijöiden sosiaalinen hyvinvointi koostuu muun muassa siitä, että jokainen tuntee olevansa osa itselleen merkityksellistä yhteisöä ja että jokaisella on toisiin ihmisiin mielekkäitä, niin lyhyt- kuin pitkäaikaisiakin vuorovaikutussuhteita. Sosiaalisen tuen antaminen ja saaminen toimivat hyvinvoinnin ennustajina (De Simone, 2014).  Olisi siis työnantajalta työnhyvinvointiteko mahdollistaa jokaiselle merkitykselliseksi ja turvalliseksi koettu työyhteisö. Oli kyse sitten hallinnollisista, organisaation ulkopuolisista tiimeistä kuin toimiston kahvihuoneesta toisensa löytäneistä työntekijöistä. Olisi tärkeää luoda yhteiset pelisäännöt sille, miten erilaiset työyhteisöt tunnistetaan ja miten niissä käytetty aika nivotaan työaikaan.

Lähteet:

De Simone, S. 2014. Conceptualizing wellbeing in the workplace. International journal of business and social science, 5 (12), 118-122.

GitLab. GitLab’s Guide to All-Remote. GitLab Inc. https://about.gitlab.com/company/culture/all-remote/guide/ (viitattu 5.9.2023)

Mönkkönen, K. & Roos, S. 2023. Työyhteisötaidot digiajassa. Helsinki: Gaudeamus.

Vilkman, U. 2023. Näin menestyt monipaikkaisessa työssä. Helsinki: Alma Talent.