Käyttäjälähtöinen kehitystyö paransi Järjestimen käytettävyyttä | Harticle
Yksi Osaamiskeskus Kentaurin tehtävistä oli kehittää ja systematisoida valtakunnallisen nuorisoalan järjestökentän tiedontuotantoa. Lisäksi tehtävänä oli kehittää nuorisotilastot.fi-palvelua lähes kokonaan puuttuvien nuorisoalan järjestökentän tietojen osalta. Näitä opetus- ja kulttuuriministeriön nimeämiä tehtäviä Kentaurissa lähti edistämään Humanistinen ammattikorkeakoulu.
Toimin kehittämiskokonaisuuden tiimivastaavana ja ohjelmistokehityksessä toimin projektipäällikkönä ja tuoteomistajana. Järjestin eli järjestökentän tiedontuotantopalvelu oli työurani kymmenes digitaalinen kehittämistyö.
Käyttäjälähtöisenä kehittäjänä olen tottunut kehittämään digitaalisia tuotteita moninaiselle käyttäjäryhmälle. Järjestimen osalta valtakunnallisia nuorisoalan järjestöjä ja sidosryhmiä (OKM, Aluehallintovirasto, Suomen Kuntaliitto ja Humak) kuultiin useaan otteeseen niin esikartoituksissa, varsinaisissa selvityksissä, vaatimusmäärittelyissä ja itse ohjelmistokehityksessä. Hyvä pohjatyö mahdollisti aikataulussa ja budjetissa pysyvän ohjelmistokehityksen.
Moninkertaista moninaisuutta, käytänteitä ja käsitteitä
OKM:n määrittelyn mukaan valtakunnallisia nuorisoalan järjestöjä ovat nuorisojärjestöt, nuorisotyötä tekevät järjestöt ja nuorisotyön palvelujärjestöt. Kentaurissa tehdyissä selvityksissä nousivat esiin valtakunnallisen nuorisoalan järjestökentän erilaiset tiedonkeruun tavat, kerättävän tiedon sisällöt, vuosikellot ja yleisesti digitaaliset taidot.
“Huomaa, että Järjestintä on tehty käyttäjälähtöisesti ja kehitystyössä on huomioitu nuorisoalan järjestökentän moninaisuus. Organisaatiorakenteen rakentaminen erilaiset järjestöt huomioiden helpottaa Järjestimen muokkaamista kunkin järjestön tarpeita vastaavaksi”.
Valtakunnalliset järjestöt ovat erilaisia niin organisaatiorakenteiltaan kuin toimijuudeltaan. Osa käsitteistä, joita järjestöt käyttävät tiedonkeruussaan, ovat osa järjestöjen identiteettiä. Samalla käsitteellä saatetaan tarkoittaa eri asiaa tai määrällisesti erilaisia asioita.
Kuinka käyttäjälähtöisyys näkyy Järjestimessä?
Järjestimen maksuttomuus on käyttäjille tärkeää. Aiemmin tiedonkeruissa kerätty tieto ei ole jäänyt järjestöjen omaan käyttöön, mutta nyt järjestöt pystyvät hyödyntämään keräämäänsä tietoa mm. tiedolla johtamisessa, strategisessa työskentelyssä, rahoitus- ja hankehauissa, vaikuttavuuden osoittamisessa, toimintakertomuksessa ja viestinnän tukena. Järjestimessä tietoa ei kerry vain kattojärjestön toiminnasta vaan alueelliset ja paikalliset toimijat voivat kerätä omaa tietoaan. Aikasarjojen avulla järjestöt voivat seurata toimintansa kehittymistä.
“Toimintatietojen kerääminen on ollut joskus haastavaa, sillä ruutuvihkot, joihin kirjauksia tehdään, saattavat olla kateissa. Nyt tietoa saa kerättyä yhteen paikkaan samoin kysymyksin. Oma tiedonkeruummekin yhdenmukaistuu”.
Järjestimessä järjestö pystyy luomaan itselleen sopivan organisaatiorakenteen. Sinne voi luoda tiedonhallintaa helpottavia kansioita. Järjestöt voivat määrittää palvelun käyttöoikeustasot itsenäisesti. Tiedonkeruuta pystytään tekemään myös linkkien ja sähköpostiviestien avulla, joten kaikkien käyttäjien ei tarvitse olla kirjautuneena Järjestimeen. Tämä helpottaa mm. paikallistason ja vapaaehtoisten tiedonkeruuta.
Tietoa kerätään kolmella tapaa. Järjestön perustiedot täytetään palvelun käyttöönoton yhteydessä ja tarkistetaan kerran vuodessa. Toimintatietoja kerätään reaaliaikaisesti esimerkiksi järjestöjen omien kyselyiden avulla. Järjestön perustieto- ja toimintatietolomakkeet ovat kiinteitä lomakkeita, joihin ei voi tehdä muutoksia.
Järjestön omissa kyselyissä on valmiita kyselypohjia, mm. Kentaurissa kehitetyt Osallisuusmittari ja NEMI – Nuorisotyön ekologiset arvot –mittari. Selvityksissä ilmeni, että yksi yhtenäinen tiedonkeruumuoto valtakunnallisilla nuorisoalan järjestöillä ovat järjestöjen tekemät omat kyselyt. Tähän haluttiin kehitystyössä kiinnittää huomiota.
Palvelua voi käyttää suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Selvityksissä nousi esiin järjestötyötä tekevien moninaisuus ja englanti lisättiin kielivaihtoehtona mukaan jo Järjestimen ensimmäiseen kehitysvaiheeseen. Järjestökentän moninaiset digitaidot huomioitiin ohjelmistokehityksen aikana siten, että palvelumuotoilija varmisti käytön intuitiivisuuden ja käyttöohjeiden riittävyyden. Myös palvelun digitaaliseen saavutettavuuteen kiinnitettiin huomiota.
Järjestimen kehitystyön seuraavat askeleet
Syksyllä 2023 avattu palvelu on kehitystyön näkökulmasta Järjestimen ensimmäinen versio. Ohjelmistokehityksen aikana keräsimme jatkokehitystä varten seuraavia kehityskohteita. Ensimmäisen vaiheen kehitysbudjetti oli hyvin maltillinen ja aikataulu hyvin tiukka. Käytön laajetessa ilmennee asioita, joista nousee uusia kehitystarpeita tai jo kehitettyjen osien muokkaustarpeita entistä käyttäjäystävällisemmiksi.
On tärkeää, että nuorisoalan järjestöjen tekemä työ tulee näkyväksi. Järjestin auttaa konkreettisesti tässä työssä. Päättäjien työ helpottuu, kun nuorisotilastot.fi-palvelu täydentyy nuorisoalan järjestöjen tuottamalla tiedolla.
Teksti: Niina Autiomäki, FM, AmO. TKI-asiantuntija, Humanistinen ammattikorkeakoulu.
Julkaisupäivämäärä: 28.12.2023
Sarja: Humakin Harticle / hartikkeli
Julkaisija: Humanistinen ammattikorkeakoulu
Lue lisää Järjestimestä
Järjestin helpottaa nuorisoalan järjestöjen tiedontuotantoa ja tuo näkyväksi järjestöjen vaikuttavuuden (Nuorisotyö-lehti 3/2023)
